Codice Etico

Codice Etico

Il presente documento, denominato Codice Etico, esprime gli impegni e le responsabilità che la Bea Technologies Spa, più avanti semplicemente Bea, assume nella conduzione della propria attività. Tali impegni e responsabilità sono assunti da tutti i collaboratori e dipendenti della Bea Technologies Spa e dovranno ispirare il comportamento di tutti i soggetti sia essi interni od esterni che interagiscono con Bea Technologies ed in particolare con la Pubblica Amministrazione.
Il Codice Etico, in ottemperanza al Decreto Legislativo n. 231/2001, regola i principi, i diritti, doveri e responsabilità cui la Bea Technologies Spa si ispira. Tra questi il rispetto delle leggi e delle normative vigenti.

PRINCIPI GENERALI DI CONDOTTA ETICA

Il Codice etico della Bea si occupa di due tipi di comportamento: i principi che devono ispirare le decisioni personali dei dipendenti e le regole che assicurano l’osservanza delle leggi e dell’etica della Bea in quanto società.
Un dipendente Bea dovrà non solamente osservare tutte le leggi, ma agire anche, in ogni circostanza, con onestà, correttezza ed integrità e liceità.
Consulenti, agenti ed altri rappresentanti esterni della Società hanno gli stessi obblighi di comportamento etico richiesto ai propri dipendenti diretti quando agiscono con terzi per conto della Bea. Pertanto il riferimento a “dipendenti” nel testo che segue deve intendersi esteso non solamente al personale proprio diretto ma anche a personale temporaneo, agenti, consulenti ed ogni altra persona incaricata da Bea a prestare servizi per suo conto.

LINEE DI CONDOTTA ETICA PERSONALE

Responsabilità Positive
Ogni dipendente Bea ha la responsabilità di comportarsi eticamente nei confronti di clienti, fornitori, colleghi, azionisti e verso il pubblico in generale. Ci si aspetta dai dipendenti non solo di evitare di comportarsi in maniera non etica, ma essi devono anche prendere iniziative e assumersi responsabilità etiche assertive in merito a qualità, onestà e correttezza.

Qualità
Ogni dipendente Bea deve contribuire in ogni circostanza a questo impegno sulla qualità. Grazie agli sforzi congiunti, ognuno di noi mette la propria “firma” su tutto ciò che produce, sia che si tratti della produzione di un pezzo meccanico, della redazione di un memorandum o della gestione delle risorse umane. I dipendenti Bea devono avere l’orgoglio di dare il massimo di loro stessi in tutto ciò che porta la loro firma. Perché ciò avvenga, ogni dipendente è tenuto a presentarsi sul luogo di lavoro in orario, nel pieno delle sue capacità fisiche ed intellettuali e pienamente disponibile a fare lavoro di squadra lungo tutto l’arco della giornata.

Onestà

La Bea esige da ciascuno dei suoi dipendenti onestà. I dipendenti devono essere disposti ad assumersi la responsabilità dei propri errori. Ognuno dovrà far partecipi i  propri Responsabili delle buone come delle cattive notizie, come ad esempio sulle cause di possibili problemi o di assenze e ritardi ingiustificati. Le valutazioni periodiche eseguite  con i propri collaboratori devono includere una aperta discussione sui compiti ben svolti così come sulle aree di miglioramento richiesto. Problemi di inadeguato rendimento o di conflitti interpersonali devono essere  affrontati e discussi al loro primo apparire e non lasciati irrisolti. Dai dipendenti ci si attende che riportino eventuali comportamenti non etici ai propri Responsabili o alla Direzione. L’onestà impone inoltre ai dipendenti di rifiutare complicità diretta o passiva verso eventuali comportamenti scorretti.


Correttezza

Tutti i dipendenti della Bea devono trattare i propri colleghi con correttezza e rispetto. Come già detto più avanti i Responsabili di Servizio devono favorire un ambiente che incoraggi i dipendenti a sviluppare pienamente le proprie capacità, evitando trattamenti discriminatori, disuguali o di prepotenza.
 
COMPORTAMENTI ETICI VIETATI

Conflitti di interesse
I dipendenti, loro coniugi e familiari devono evitare di avere interessi o attività esterne che possano venire in conflitto con gli interessi della Bea. Tali attività potrebbero creare una frattura tra la lealtà del dipendente verso la Bea e l’esterno, creando così un potenziale conflitto di interessi.

I dipendenti non possono lavorare o fornire servizi di consulenza a concorrenti, fornitori o clienti.
I dipendenti non possono inoltre svolgere, durante il tempo libero, “attività collaterali” che siano in competizione con l’attività della Bea. Devono inoltre evitare di fare investimenti finanziari in società concorrenti, fornitori o clienti, al di fuori di investimenti in società per azioni pubblicamente quotate in borsa.

Accettazione di Doni
L’accettazione di doni provenienti da fornitori, clienti o concorrenti della Bea suggerisce l’idea di comportamenti poco onesti o corretti.

Nessun dipendente o suo familiare potrà chiedere o accettare favori, doni, prestiti o altri benefici (inclusi servizi e sconti o altri beni materiali) da fornitori, clienti o concorrenti.
L’unica eccezione a tale regola è l’offerta di intrattenimento o di doni (non in danaro) di valore puramente nominale per tradizione offerti su base di reciprocità a fornitori, clienti o concorrenti.

Uso delle Risorse della Società
Ciascuno dipendente Bea ha la responsabilità di far uso delle risorse delle società, incluso tempo, materiali, attrezzature e informazioni riservate, per scopi lavorativi e non per benefici personali.

Eventuali usi a scopo personale, non autorizzati, potrebbero essere considerati un furto dei beni della società. Ci si attende, per esempio, che i dipendenti Bea siano occupati esclusivamente in attività per conto della società durante il normale orario lavorativo e non usare questo tempo per scopi personali. I beni della società, quali le attrezzature e gli strumenti di stabilimento, i materiali d’ufficio e i servizi, non possono ugualmente essere usati dai dipendenti altro che per scopi di lavoro. Eventuali usi di tali beni per attività sociali o personali del dipendente possono essere autorizzati esclusivamente dalla Direzione.
Tutti i dipendenti ricevono fiduciariamente informazioni tecniche e commerciali della Bea e ci si attende che tali informazioni rimangano riservate e non siano divulgate né usate per scopi che esulino dalle attività e dai fini della società. Esse comprendono, ad esempio, i nomi di clienti e fornitori, i procedimenti di produzione, attrezzature, impianti e informazioni tecniche, disegni, programmi di attività, informazioni finanziarie e commerciali non pubblicate, nonché tutti i documenti e dati a questi pertinenti.
Questo include anche i dati conservati elettronicamente. Bea ha fatto significativi investimenti in sistemi che consentono ai dipendenti accesso immediato ad una vasta gamma di informazioni aziendali e gran parte di tali sono interne e riservate.
I dipendenti Bea hanno il dovere di mantenere la confidenzialità di queste informazioni. L’eventuale divulgazione all’esterno di esse richiede l’esplicita approvazione preventiva della Direzione.
Invenzioni o idee relative alle attività della Bea o sviluppate durante lo svolgimento delle proprie mansioni appartengono alla Bea e non devono essere altrimenti usate o commercializzate dai dipendenti. Ad esempio un programma per computer messo a punto durante l’orario di lavoro o usando le attrezzature della società, o informazioni della società, non può essere venduto o ceduto al altri. Inoltre, progetti e informazioni relative ai prodotti Bea non possono essere usati se non nel contesto delle attività della Bea.
I dipendenti hanno l’obbligo di non fare un uso improprio delle invenzioni e delle idee degli altri. Materiale protetto da diritti d’autore, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, non può essere né copiato né distribuito in qualunque modo o forma. Si fa divieto di portare in azienda copie pirata coperte da diritto d’autore. Tale regole valgono anche, ma non limitatamente, per i programmi di calcolatori, per i nastri video e audio, su qualsivoglia supporto (elettronico o altro), come anche per il materiale scritto.
LINEE DI CONDOTTA ETICA PER LE ATTIVITA’ DELLA SOCIETA’
In quanto società, la Bea deve osservare alcune regole etiche e legali al fine di adempiere alle proprie responsabilità nei confronti di clienti e fornitori, dipendenti, azionisti e verso il pubblico in genere. La Bea è impegnata a condurre i propri affari con onestà ed integrità ed in piena osservanza delle leggi e regolamenti di ogni paese in cui opera. Di conseguenza, tutti i dipendenti devono assicurare non solo l’osservanza personale delle regole etiche, ma anche l’osservanza, da parte della società, di definite regole etiche, nello svolgimento delle sue attività. Tali regole riguardano regalie e pagamenti a terzi, procedure di sicurezza, politiche commerciali, obblighi verso i dipendenti e la comunità, nonché la corretta tenuta di registri e documenti.

Intrattenimento ed omaggi
La Bea crede che le decisioni dei propri clienti debbano essere prese esclusivamente sulla base della qualità dei prodotti, del servizio offerto, del prezzo e di altri fattori competitivi. Doni e intrattenimenti di valore puramente nominale possono essere usati per stabilire un rapporto positivo con i clienti Bea.

Nei casi dove l’omaggio o l’intrattenimento è una pratica normale ed accettata, tali cortesie possono essere offerte a condizione che ciò sia permesso, sia di valore nominale, non contrasti con le abitudini della società cliente e sia propriamente registrato nei libri Bea. Tali pratiche dovranno essere evitate con dipendenti di delle pubbliche Amministrazioni per non incorrere in possibili violazioni legali.
L’intrattenimento di clienti e fornitori con rimborso in nota spese è comunque permesso entro i limiti fiscali consentiti ed entro le regole stabilite dalle aziende clienti e fornitrici. Quando legalmente consentito, la Bea può pagare le spese viaggio ai dipendenti di clienti in visita presso una località Bea per motivo di lavoro a condizione che siano ragionevoli, autorizzate dalla Direzione e correttamente registrate.

Pagamenti a terzi
La Bea può effettuare pagamenti a terzi esclusivamente per servizi o prodotti debitamente forniti alla società. Nessun dipendente Bea può effettuare alcun pagamento, anche se sotto forma di dono, ricompensa o provvigione per assicurare o mantenere rapporti di affari, o per alcun altro scopo, a personale di clienti, fornitori o concorrenti. Per evitare anche l’apparenza di pagamento improprio, nessun pagamento dovrà essere effettuato comunque in contanti all’infuori di spese documentate di piccola cassa.

E’ vietato emettere assegni della società per “contanti” o “al portatore” od a favore di terzi autorizzati dalla persona che ha diritto a ricevere il pagamento.
Politiche commerciali
Tutte le relazioni ed accordi con agenti e distributori devono essere messe per iscritto e in forma approvata dalla Direzione. Commissioni ed altri pagamenti devono essere adeguatamente documentati ed evidenziati ai fini fiscali.
Obblighi verso i Dipendenti
La Bea crede che tutti i propri dipendenti debbano avere un ambiente di lavoro sicuro e uguali possibilità di carriera. La Bea si conforma a tutte le legislazioni e regolamenti in materia di Igiene e Sicurezza ed è impegnata a mantenere condizioni di lavoro sicure in tutti i suoi impianti. Ci si aspetta anche dai dipendenti che questi assumano le proprie responsabilità per l’osservanza delle regole di sicurezza, prendendo le necessarie precauzioni, evitando attività che possano arrecare danno ai colleghi e notificando ai responsabili preposti eventuali condizioni pericolose sul posto di lavoro.
La polita della Bea è di scegliere, assumere, promuovere e trattare tutti i propri dipendenti in maniera equa prescindendo da razza, sesso, religione, età o credo politico, di non discriminare i lavoratori portatori di handicap e di prendere iniziative per assicurare che tali prassi siano implementate.
La società si aspetta che tutti i dipendenti diano supporto a tale politica e trattino i propri colleghi con rispetto e considerazione.
Rispetto dell’ambiente
Tutti i dipendenti Bea si devono sentire impegnati a salvaguardare l’ambiente all’interno ed all’esterno degli stabilimenti e delle proprietà Bea. E’ politica della Bea osservare tutte le leggi in materia e adottare ogni misura preventiva per ridurre il rischio di rilascio di sostanze dannose. Qualora qualsiasi dipendente, avesse preoccupazioni su processi, metodi di controllo o di smaltimento che possano influenzare l’ambiente, tali preoccupazioni devono essere comunicate immediatamente al proprio supervisore o alla persona che ha la responsabilità della protezione ambientale.
Registri e Documenti
Amministrazione
L’integrità della Bea è documentata in maniera concreta tramite i suoi libri e documenti contabili. Tutti i dipendenti hanno pertanto la responsabilità di assicurare l’esattezza, l’affidabilità dei dati contabili della società e l’archiviazione.
E’ prassi della società che tutti i libri e i documenti contabili si conformino ai principi generalmente accettati e alle leggi e/o regolamenti in vigore. Tutte le voci devono contenere le descrizioni appropriate delle relative transazioni e sono vietate dichiarazioni false o improprie. Ci si attende che tutti i dipendenti mantengano una contabilità accuratamente aggiornata e si adoperino per una corretta archiviazione.
Nessun dipendente potrà accettare alcuna transazione se non perfettamente documentata.
Integrità del Prodotto
Una rigorosa integrità del prodotto è necessaria alla Bea per rispettare i propri obiettivi di qualità e mantenere la sua reputazione di fornitore di prodotti di qualità.
Tutti i dipendenti hanno l’obbligo di assicurare l’integrità dei prodotti che sono sotto il proprio controllo e l’accuratezza della documentazione relativa all’integrità del prodotto.
I casi di sospetto occultamento intenzionale di lavoro o materiale difettoso o falsificazione di documenti devono essere immediatamente riferiti alla Direzione.
 
OSSERVANZA DEL CODICE ETICO
A tutto il personale, agenti consulenti ed altri rappresentanti è richiesto di essere a conoscenza e di osservare queste norme di condotta etica. Violazioni del codice etico Bea possono giustificare anche azioni di licenziamento immediato o risoluzione di contratti.
I supervisori devono assicurare l’osservanza del codice etico nelle aree di loro competenza; tale osservanza sarà uno dei criteri in base al quale i supervisori stessi saranno valutati. Tutti i supervisori Bea devono dare il loro esempio e chiaramente comunicare il proprio impegno verso queste norme etiche.
Ai dipendenti a conoscenza di comportamenti che violano queste norme è richiesto di riportarli immediatamente.
“Chiudere un occhio” implica tacita approvazione ed incoraggiamento a comportamenti non etici che non devono trovare posto presso la Bea. Violazioni a tali norme possono essere comunicate direttamente alla Direzione e l’identità personale sarà tenuta riservata.
La Bea, in relazione alla gravità dell`illecito realizzato, adotterà i provvedimenti opportuni, indipendentemente dall`eventuale esercizio dell`azione penale da parte dell`Autorità Giudiziaria. Ogni violazione al presente Codice, commessa da dipendenti, comporterà l`adozione di provvedimenti disciplinari, proporzionati in relazione alla gravità o recidiva della mancanza e al grado della colpa, nel rispetto della disciplina di cui all`art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 ed alle disposizioni contenute nei contratti di lavoro applicabili. Le disposizioni del presente Codice si applicano anche ai prestatori di lavoro temporaneo. Relativamente agli amministratori ed ai sindaci, la violazione delle norme del presente Codice può comportare l`adozione, da parte rispettivamente del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale, di provvedimenti proporzionati in relazione alla gravità o recidiva della mancanza e al grado della colpa, sino alla revoca del mandato per giusta causa.